インタビュー

【学生の応募数が3倍に】ユナイテッドの採用の裏側に迫ります!

【学生の応募数が3倍に】ユナイテッドの採用の裏側に迫ります!

皆さんこんにちは!
ユナイテッド広報の江川です。

ユナイテッドは昨年、初のサマーインターンシップを実施し、今年度の学生の本選考応募数が例年の約3倍に増加しました。

インターンシップの設計そのものを工夫したことはもちろん、運用面ではRPA(※)を上手く活用し、業務の効率化を図りました。

そこで今回は、どのようにRPAを活用し採用業務を行っているのか、インタビュー形式でお届けします!

オンライン完結採用になった今だからこそ意識している、学生さんへのサポートについても伺うことができたので、ぜひ最後までお楽しみください。

インタビューに答えてくださったのは、人材開発部マネージャーの林由里恵さんと、加古晴香さんです!

※RPA:業務効率化や生産性向上を実現するテクノロジーのこと。Robotic Process Automationの略語。

効率化したいと考えていた、3つの採用業務

ーまずはじめに、RPA導入前に手作業で行っていた採用業務について教えてください。

加古:大きく分けて3つあります。まず、ATS(採用管理ツール)からダウンロードした学生情報をスプレッドシートに反映させる作業。2つ目はSPI受験の結果をATSに反映させる作業。そして3つ目は、学生の選考ステータスをATS上で変更する作業です。以前は、これら全てを手作業で毎日行っていました。

ーどれも重要な業務ですが、毎日手作業で行うのはかなり大変そうですね…。

加古:そうなんです。1回の作業は5分程度で済む作業ですが、1日に4~5回行わなければいけない作業などもあり、その度に他の業務が中断されてしまっていました。

林:いずれも毎日リアルタイムで確認したい項目のため、私から加古さんへ都度確認するという作業も発生していました。

ーRPAを導入してからは、どのくらいの工数削減に繋がりましたか?

加古:月に36時間の工数削減に成功しました。

ー36時間はすごいですね!導入を始めたのはいつ頃からですか?

加古:2019年9月からトライアルでスタートして、本格的に使い始めたのは年末頃からです。ちょうどその頃から本選考での学生さんのエントリーが例年の3倍に増え、手作業で管理するのが難しいと感じていたタイミングでした。

人材開発部 加古さん

RPAは、判断を伴わない『単純な作業』を覚えて自動実行することが得意

ーRPAでは具体的にどのようなことができるようになるんですか?

加古:RPAは、判断を必要としない『単純な作業』を実行することが得意です。例えば、「毎朝10時に管理画面からCSVデータをダウンロードして、このフォルダに格納する」といった作業を、一度設定すればあとは自動で行ってくれます。

林:プログラミングの知識がなくても簡単に設定することができます。

ー実際にRPA導入で実感したメリットを教えてください。

林:基本的に良いことしかないですね(笑) 例えば、選考会の予約人数や、学生さんそれぞれの選考進捗の把握がスムーズになり、人事だけでなく学生さんにとっても、選考をスムーズに受けられるようになった点は、RPAを導入して良かったことです。

加古:他にも、これまで手作業で行っていた学生さんの選考ステータスの変更をRPAで自動化したことで、学生さんが閲覧するページが常に最新の状態になり、直接問い合わせをいただく回数が減りました。そしてその結果、選考途中での離脱率も格段に下がりましたね。ちなみに、本選考とサマーインターンシップ、どちらもRPAを活用して学生さんを管理しています。

ーRPA導入によって空いた時間で、できるようになった事があれば教えてください。

加古:学生さんのサポートに時間を割けるようになりました。電話やメールではタイムリーに、丁寧にコミュニケーションをとることを意識しています。

林:恐らく他社の人事の方も、学生さんとのコミュニケーションや、会社の魅力を伝えることに時間を使いたいと思うので、RPAの活用は本当におすすめですね。

人材開発部 マネージャー 林さん

ー人事側だけでなく、学生さんの採用活動にも良い影響が出ているんですね。
ちなみに今年のサマーインターンシップでは何人の応募者を管理しているんですか?

林:有難いことに昨年から2倍以上増え、今年は約3,800人の応募を、加古さんほぼ一人で管理してもらっています。

加古:RPAの設定は、RPAの営業担当の方にもサポートしてもらいながら、全て自分で考えています。今では「この作業もRPAで自動化できるんじゃないか?」というアイデアがどんどん浮かんでくるようになりました。

ー3,800人を一人で…!それは驚異的です(笑)

常に学生さんの気持ちを考え、真摯に向き合う

ーユナイテッドは6月から在宅勤務を基本とした「新しい働き方」に移行していますが、このような状況下でRPAを導入しておいて良かったことはありますか。

林:対面じゃない分、常に業務の進捗を把握することは難しくなります。リアルタイムで把握したい情報をRPAで更新できるようになり、確認にかかっていた時間が減ったのはお互いにとっても楽になりました。

ー最後に、採用活動において心がけていることがあれば教えてください。

加古:少しでもユナイテッドの社員に親近感を持ってもらえるようなコミュニケーションを心掛けています。学生さんと電話やメールでコミュニケーションを取ることが多いのですが、ただ連絡事項だけを伝えるのではなく、電話では「選考を進むにあたり困っていることはありますか?」や、何度も連絡を取っている方であれば「お元気ですか?」などと声かけをしています。メールでは文末に一言加えたり「!」を使うなど工夫しています。オンラインという状況でも適度にコミュニケーションをとって、学生さんを気にかけていることが伝わるといいなと思っています。

林:「真摯であること」を常に大事にしています。就職活動は学生にとって人生のターニングポイントになる重要な期間ですし、会社としても新卒採用は重要です。現在はオンラインという状況なので、より学生さんを不安にさせないような選考の仕組みやコミュニケーションを、これからも追求していきたいです。

ー本日は貴重なお話、ありがとうございました!


今回は、RPAを採用業務にうまく活用している事例を紹介いたしました。

記事内で登場したサマーインターンシップの様子については、こちらの記事をぜひご覧ください!

これからもユナイテッドの魅力やニュースをお届けしていきます。
次回の広報ブログもお楽しみに!